Als Office Manager/in sind Sie in Vollzeit für die Organisation und Koordination sämtlicher administrativer Abläufe in unserer Kanzlei verantwortlich. Sie sorgen für einen reibungslosen Kanzleialltag und unterstützen durch effiziente Bürostrukturen und vorausschauendes Management.
Der Aufgabenbereich umfasst alle typischerweise im klassischen Office Management einer Anwaltskanzlei anfallenden Arbeiten, insbesondere:
- Korrespondenz mit externen Dienstleistern (IT, Reinigung, Sicherheit)
- Beschaffung von Büroinventar (nach Anweisung)
- Verwaltung des internen Fuhrparks
- Koordination und Organisation von Wartungs- und Reparaturarbeiten rund um Büro und Inventar
- Federführende Bibliotheksverwaltung
- Organisation und Pflege der Aktenarchivierung
- Einholung von Angeboten sowie Beauftragung und Vertragsverwaltung externer Dienstleister und Versicherungen
- Organisierung von Fortbildungsangeboten sowie internen Veranstaltungen im Rahmen der KUCERA Akademie
- Ansprechpartner/in für interne und externe Veranstaltungen der Kanzlei
- Reiseplanung und -organisation
- Organisation von Arbeitssicherheitsmaßnahmen
- Verwaltung der kanzleiinternen Informationsplattform
- Organisation und Mitgestaltung von Initiativen für soziales Engagement
- Prozessoptimierung (z. B. Digitalisierung und Verbesserung administrativer Workflows)
Zum Aufgabenbereich im Office Management gehört zudem die Organisation und Begleitung der On- und Offboarding-Prozesse neuer Mitarbeitender, insbesondere:
- Koordination mit dem externen IT-Dienstleister (IT-Bestände, Beschaffung, Digitalisierungsprozesse)
- Pflege und Führung umfassender Checklisten von Mitarbeiterein- und austritten
- Vorbereitung und Einrichtung von Arbeitsplätzen inkl. Hardware
- Begleitung neuer Mitarbeitender am ersten Arbeitstag inkl. kurzer Einführung in die Kanzlei-Programme
- Bereitstellung und Rücknahme von kanzleieigener Hardware
- Überwachung des internen EDV-Bestands
- Erstellung und Bearbeitung von Artikeln für die kanzleiinterne Informationsplattform
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